ESG-Fragebogen · Checkliste für Lieferanten
ESG-Fragebogen Checkliste für Lieferanten
Ihr Kunde hat einen ESG- oder Nachhaltigkeitsfragebogen geschickt. Bevor Sie Antworten Feld für Feld eintragen, sollten Scope, Daten, Belegbarkeit und der finale Review geklärt sein.
Diese Checkliste können Sie direkt beim Bearbeiten der Kundenanfrage verwenden – über eine halbe Stunde, mehrere Stunden oder mehrere Arbeitssitzungen hinweg.
Sie wissen, für wen Sie antworten.
Sie haben die richtigen Daten.
Ihre Aussagen sind belegbar.
Jemand prüft die finale Antwort als Ganzes.
Direkt loslegen
Kein ESG-Grundkurs. Ein konkreter Arbeitsprozess.
Arbeiten Sie nicht linear, wenn Ihre internen Quellen in anderer Reihenfolge eintreffen. Die Checkliste sperrt keine Abschnitte. Jeder Punkt lässt sich unabhängig bearbeiten.
Wenn die Anfrage gerade erst eingegangen ist, hilft zunächst der Überblick welche ESG-Daten Kunden von Lieferanten verlangen. Danach ordnet der Leitfaden ESG-Fragebogen vom Kunden erhalten. Danach können Sie hier praktisch weiterarbeiten.
Wenn eine Umweltrichtlinie fehlt oder nur als Entwurf vorliegt, hilft der Leitfaden Environmental Policy erstellen, damit Praxis, Scope, Freigabe und Nachweise nicht verwechselt werden.
Geht es um Lieferantenanforderungen, hilft der Leitfaden Supplier Code of Conduct erstellen, damit Code, Kommunikation, Bestätigung und vertraglicher Status getrennt bleiben.
Nach der Bearbeitung hilft der Leitfaden zur wiederverwendbaren ESG-Datengrundlage, damit Daten, Quellen und Nachweise nicht bei jeder Anfrage neu zusammengesucht werden.
Checklist Status
Ihr Fortschritt
0 von 293 Punkten erledigt
0% bearbeitet
Ihr Fortschritt wird nur lokal in diesem Browser gespeichert und nicht an evipace übertragen.
01
Anfrage verstehen
Bevor Sie irgendetwas beantworten
Fortschritt in Anfrage verstehen: 0/9
Welcher Kunde beziehungsweise welche Geschäftseinheit fordert die Informationen an?
E-Mail, Excel, PDF, Portal-Einladung oder anderes Original aufbewahren.
Nicht nur intern – die tatsächliche Kundenfrist.
Excel, Portal, PDF, Supplier Platform oder anderes Format.
Welche Fragen müssen beantwortet werden?
Nicht jedes freie Textfeld muss mit möglichst viel Inhalt gefüllt werden.
Definitionen, Hilfetexte, Dokumentanforderungen und kundenspezifische Hinweise nicht überspringen.
In welcher Sprache soll die finale Antwort erfolgen?
Eine Person sollte die Gesamtversion kontrollieren.
02
Reporting Scope festlegen
Beantworten Sie zuerst: Für wen gelten die Antworten?
Fortschritt in Reporting Scope festlegen: 0/9
Zum Beispiel Beispiel GmbH – nicht pauschal „unsere Gruppe“.
Welche Werke, Büros oder sonstigen Standorte sind enthalten?
Group Data und Entity Data nicht vermischen.
Zum Beispiel 01.01.2025–31.12.2025.
Zum Beispiel Mitarbeiterzahl am 31.12.2025.
Falls der Kunde eine konkrete Definition verlangt.
Unternehmen, Standort, Produkt, Produktgruppe oder Kundenauftrag?
Wenn Scope 1, 2 oder 3 gefragt werden.
Umsatz, Mitarbeitende, Energie und Emissionen sollten sich nicht unbeabsichtigt auf unterschiedliche Unternehmensgrenzen beziehen.
03
Fragebogen triagieren
Noch nicht beantworten – zuerst jede Frage nach Themenbereich sortieren.
Fortschritt in Fragebogen triagieren: 0/16
Themenbereiche markieren
Danach erhält jede Frage einen präzisen Arbeitsstatus. Verwenden Sie nicht nur „fehlt“ – das erklärt nicht, warum ein Datenpunkt fehlt.
04
Data Owner zuweisen
Wer besitzt die verlässlichste interne Quelle?
Fortschritt in Data Owner zuweisen: 0/11
Falls eine Kennzahl berechnet werden muss.
Falls eine formelle Aussage oder Policy freigegeben werden muss.
Source Owner besitzt die Originalinformation. Calculation Owner berechnet die Kennzahl. Statement Owner bestätigt die fachliche Aussage. Approver darf eine Policy oder formelle Unternehmensposition freigeben.
05
Unternehmensdaten prüfen
Company basics
Fortschritt in Unternehmensdaten prüfen: 0/13
Daten aus alten Fragebögen nicht automatisch kopieren. Immer prüfen, ob Zeitraum und Unternehmens-Scope noch stimmen.
06
Umwelt- und Emissionsdaten sammeln
Aktivitätsdaten und belastbare Ausgangsquellen zusammenführen.
Fortschritt in Umwelt- und Emissionsdaten sammeln: 0/25
Energie
Fuhrpark
Kältemittel
Scope 1 & 2
Wenn die Zahlen noch nicht existieren: nicht raten.
07
Weitere Umweltdaten prüfen
Je nach Fragebogen
Fortschritt in Weitere Umweltdaten prüfen: 0/14
Wenn eine Frage für das Unternehmen nicht gilt, muss „nicht anwendbar“ sachlich begründet sein. Es ist kein automatischer Weg, eine schwierige Frage zu überspringen.
08
Workforce und Social Data
Definition, Scope und interne Bestätigung zusammen prüfen.
Fortschritt in Workforce und Social Data: 0/17
Absolute Zahl ist nicht dasselbe wie Rate. Headcount ist nicht dasselbe wie FTE. Keine bekannte Information ist kein bestätigter Nullwert.
09
Governance und Compliance
Aussagen und Nullwerte durch die zuständige Stelle bestätigen lassen.
Fortschritt in Governance und Compliance: 0/9
Tragen Sie nicht einfach 0 ein, nur weil Ihnen selbst kein Fall bekannt ist.
10
Supply Chain und Beschaffung
Unternehmens-, Produkt- und Lieferantendaten sauber trennen.
Fortschritt in Supply Chain und Beschaffung: 0/11
11
Policies prüfen
Für jede angegebene Policy
Fortschritt in Policies prüfen: 0/11
Wenn die Praxis existiert, aber das Dokument fehlt: Praxis → Draft → Review → Korrektur → autorisierte Verabschiedung.
Wenn die Praxis nicht existiert, ist das ein realer Gap. Dokumentieren Sie nicht das Gegenteil.
12
Zertifikate prüfen
Für jedes Zertifikat
Fortschritt in Zertifikate prüfen: 0/9
ISO 50001 ist nicht automatisch ISO 14001. Ein Gruppenzertifikat ist nicht automatisch ein Standortzertifikat.
13
Evidence Check
Für jede wesentliche Aussage: Aussage → Quelle → Nachweis
Fortschritt in Evidence Check: 0/14
EcoVadis behandelt Supporting Documents als wesentlichen Teil der Assessment-Evidenz. Dokumente müssen Antworten stützen und zum Assessment-Scope passen. Für das Sustainability Rating gilt aktuell ein Limit von 55 Dokumenten pro Assessment; absichtlich zusammengeführte, unabhängige Unterdokumente sind kein legitimer Umgehungsweg.
14
Plattform-spezifische Regeln prüfen
Wenn EcoVadis, IntegrityNext oder eine andere Plattform verwendet wird
Fortschritt in Plattform-spezifische Regeln prüfen: 0/9
Bei IntegrityNext kann je nach Assessment ein passendes Zertifikat hochgeladen oder alternativ der entsprechende Fragebogen beantwortet werden. Ein fehlendes Zertifikat verhindert den Abschluss daher nicht automatisch.
Plattformregeln können sich ändern. Prüfen Sie immer die aktuellen Anweisungen der konkreten Plattform.
15
Zahlen und Berechnungen prüfen
Vor Übernahme einer Kennzahl
Fortschritt in Zahlen und Berechnungen prüfen: 0/16
Für GHG-Daten ist die Trennung von Scope 1 und Scope 2 Teil der Corporate-GHG-Inventarstruktur.
16
Widersprüche suchen
Der Fragebogen muss als Ganzes stimmen.
Fortschritt in Widersprüche suchen: 0/10
Wenn Finance 810.000 kWh und Facility 846.000 kWh nennt, keinen Mittelwert bilden. Scope → Zeitraum → Quelle → Einheit → Boundary prüfen.
17
Gaps richtig behandeln
Wenn etwas fehlt, zuerst klassifizieren.
Fortschritt in Gaps richtig behandeln: 0/7
Status: beschaffen
Status: berechnen
Status: bestätigen
Dokumentations-Gap
Realer Gap
Nicht anwendbar
Transparent dokumentieren
Nicht: Gap → schnell eine schön klingende Antwort erfinden. Besser: Gap → transparent kennzeichnen → realen nächsten Schritt definieren.
18
Antworten formulieren
Jetzt erst den Fragebogen final beantworten.
Fortschritt in Antworten formulieren: 0/13
19
Final Evidence Review
Ein letzter Evidence Pass: Aussage → Quelle → Nachweis
Fortschritt in Final Evidence Review: 0/11
20
Finaler Management / Quality Review
Vor der Einreichung
Fortschritt in Finaler Management / Quality Review: 0/12
Scope
Zeitraum
Definitionen
Quality Review
21
Submission Check
Direkt vor „Submit“
Fortschritt in Submission Check: 0/14
Bei Plattformen wie IntegrityNext sollte die Unternehmensseite die Kontrolle über das eigene Supplier Profile und die final eingereichten Unternehmensangaben behalten.
22
Nach der Einreichung
Nicht einfach den Ordner schließen.
Fortschritt in Nach der Einreichung: 0/13
23
Reuse Check
Damit Sie beim nächsten Kunden nicht wieder bei null anfangen
Fortschritt in Reuse Check: 0/14
Für jeden häufig verwendeten ESG-Datenpunkt speichern
ESG-Datenpunkt → Owner → Quelle → Zeitraum → Nachweis → letzte Prüfung → verwendbare Outputs
Das ist der eigentliche langfristige Wert – nicht der einzelne ausgefüllte Fragebogen.
Final Submission Gate
Ist der ESG-Fragebogen bereit zur Einreichung?
0/6
01
Wir wissen genau, für welche Gesellschaft, Standorte und Periode wir antworten.
02
Wesentliche Zahlen und Aussagen stammen aus nachvollziehbaren internen Quellen.
03
Wesentliche Claims sind belegt oder fehlende Nachweise sind transparent als Gap behandelt.
04
Antworten, Zahlen, Policies und Dokumente widersprechen sich nicht.
05
Unternehmensspezifische Aussagen wurden von den richtigen internen Personen bestätigt.
06
Eine autorisierte Person hat die finale Version geprüft und reicht sie ein.
Sind alle sechs Punkte geprüft, ist die Anfrage intern zur Einreichung vorbereitet.
Das garantiert weder Kunden- oder Plattformakzeptanz noch Score, Freigabe oder rechtliche Compliance. Es bedeutet ausschließlich, dass der interne Vorbereitungsprozess vollständig bearbeitet wurde.
Red Flags
Stop – vor der Einreichung noch einmal prüfen
Diese Warnungen zählen bewusst nicht zum Erfolgsfortschritt. Wenn einer dieser Fälle vorliegt, sollte er vor der Einreichung geklärt werden.
Wenn Sie nicht den ganzen Fragebogen, sondern einen einzelnen Nachweis prüfen möchten, nutzen Sie den ESG Evidence Readiness Check.
- Ja-Antwort ohne bekannte Grundlage
- Policy wurde erst jetzt erstellt, aber als historischer Nachweis verwendet
- Zertifikat gehört zu einer anderen Gesellschaft oder einem anderen Standort
- Scope-1- oder Scope-2-Zahl ohne Faktorquelle
- Mitarbeiterzahl ohne Headcount- oder FTE-Definition
- Null Compliance-Vorfälle ohne interne Bestätigung
- Unterschiedliche Stromzahlen ohne Reconciliation
- Group Data und Entity Data vermischt
- Nicht anwendbar nur verwendet, weil Information fehlt
- Fremde Vorlage als bestehende Unternehmenspraxis dargestellt
- Altes Dokument hochgeladen, ohne Gültigkeit zu prüfen
- Plattformregeln aus dem Vorjahr ungeprüft übernommen
- Finale Antwort noch nicht von der Unternehmensseite bestätigt
Ihr nächster Schritt
Der Fragebogen ist länger als die Checkliste?
Senden Sie uns die ursprüngliche Kundenanfrage.
Wir zerlegen den Fragebogen in konkrete Datenpunkte, ordnen interne Quellen und Verantwortliche zu, bereiten notwendige Berechnungen vor, strukturieren Nachweise und machen Gaps sichtbar.
Fragebogen · Daten · Nachweise · Berechnungen · Review
FAQ
Häufige Fragen zur ESG-Fragebogen-Checkliste
Was sollte ich als Erstes tun, wenn ein Kunde einen ESG-Fragebogen schickt?
Nicht sofort Feld für Feld antworten. Zuerst sollten Kunde, Deadline, Gesellschaft, Standorte, Berichtszeitraum und Format geklärt und anschließend die Fragen nach Themen und internen Verantwortlichen sortiert werden.
Wer sollte den Fragebogen ausfüllen?
Eine Person kann den Prozess koordinieren. Die zugrunde liegenden Informationen sollten jedoch von den jeweiligen internen Fachbereichen kommen – beispielsweise Finance, HR, Qualität, Facility, Einkauf, Operations oder Compliance.
Brauche ich für jede Antwort einen Nachweis?
Nicht jede Kundenfrage funktioniert gleich. Bei wesentlichen Aussagen sollte aber geprüft werden, welche interne Quelle die Antwort trägt und ob ein Dokument oder anderer Nachweis verlangt beziehungsweise sinnvoll ist. Bei EcoVadis können Antworten nur dann entsprechend berücksichtigt werden, wenn geeignete Supporting Documents sie stützen.
Was mache ich, wenn eine Policy fehlt?
Zuerst prüfen, ob die zugrunde liegende Unternehmenspraxis tatsächlich existiert. Existiert sie, kann eine Policy vorbereitet, intern geprüft und autorisiert verabschiedet werden. Ein neuer Entwurf sollte aber nicht als bereits historisch bestehende Unternehmensrichtlinie dargestellt werden.
Was mache ich, wenn Daten fehlen?
Unterscheiden Sie zwischen noch nicht beschafft, zu berechnen, zu bestätigen, Dokumentations-Gap, realem Gap und nicht anwendbar. Diese Situationen brauchen unterschiedliche Lösungen.
Kann ich alte Antworten aus einem früheren Fragebogen wiederverwenden?
Ja, aber nicht ungeprüft. Gesellschaft, Standort, Berichtszeitraum, Definition, Quelle, Dokumentversion und aktuelle Kundenfrage müssen weiterhin passen. Der Leitfaden zur wiederverwendbaren ESG-Datengrundlage zeigt, wie Daten und Nachweise für spätere Anfragen strukturiert werden können.
Kann ich dieselben Nachweise für mehrere Kunden verwenden?
Die zugrunde liegende Unternehmensquelle häufig ja. Ob das konkrete Dokument in einer bestimmten Plattform oder Anfrage akzeptiert wird, hängt aber vom jeweiligen Assessment und dessen Regeln ab.
Was soll ich nach der Einreichung speichern?
Die finale Antwort, verwendete Daten, Quellen, Evidence Map, Data Owner, Berechnungen, Faktorversionen, Policy-Versionen und offene Gaps. Dadurch kann die nächste Kundenanfrage deutlich schneller bearbeitet werden.
Garantiert die Checkliste, dass mein Kunde die Antworten akzeptiert?
Nein. Sie dient als interne Vorbereitungs- und Quality-Control-Struktur. Die konkrete Akzeptanz hängt vom Kunden, der Plattform und den jeweiligen Anforderungen ab.
Quellen & weiterführende Informationen
- EcoVadis — Understanding supporting documents
Offizielle Anforderungen an Relevanz, Aktualität, Scope und Belegfunktion von Supporting Documents.
- EcoVadis — Dokumentenlimit
Aktuelles Limit von 55 Dokumenten pro Assessment und Regeln zu absichtlich kombinierten Dokumenten.
- IntegrityNext — Supplier Help Center
Aktuelle Informationen zu Supplier Profile, Assessments und Aktualisierungen.
- IntegrityNext — Assessment beantworten
Offizielle Beschreibung der Zertifikats- oder Fragebogenlogik.
- EFRAG — 2026 Voluntary Standard
Offizielle Struktur relevanter Umwelt-, Social- und Governance-Datenpunkte.
- GHG Protocol — Corporate Standard
Grundlage für Corporate-GHG-Inventare und die Einordnung von Scope 1 und Scope 2.
Evipace ist unabhängig von EcoVadis und IntegrityNext und weder offizieller Partner noch Validierungsstelle dieser Plattformen.