ESG-Fragebögen · Praxisleitfaden
ESG-Fragebogen vom Kunden erhalten – was jetzt?
Ein wichtiger Kunde schickt einen Nachhaltigkeits- oder ESG-Fragebogen.
Und intern ist zunächst nicht einmal klar, wer den Fragebogen eigentlich beantworten soll.
Das ist bei produzierenden kleinen und mittleren Unternehmen keine ungewöhnliche Situation.
Excel im Anhang.
Mehrere Tabs.
Eine Deadline.
Fragen zu Emissionen, Mitarbeitenden, Richtlinien und Zertifikaten.
Sie müssen nicht zuerst ein vollständiges ESG-System aufbauen.
Der sinnvollste erste Schritt ist, den Fragebogen zu strukturieren, vorhandene Informationen zusammenzubringen und klar zwischen drei Dingen zu unterscheiden:
Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie dabei vorgehen.
Quick Answer
ESG-Fragebogen erhalten? Beginnen Sie mit diesen sechs Schritten.
- 01
Fragebogen nicht sofort Feld für Feld beantworten.
Prüfen Sie zuerst Umfang, Deadline, angefragte Gesellschaft beziehungsweise Standorte und benötigte Nachweise.
- 02
Fragen nach Themen sortieren.
Zum Beispiel Energie und Emissionen, Mitarbeitende, Richtlinien, Zertifikate, Compliance und Lieferkette.
- 03
Verantwortliche Datenquellen im Unternehmen identifizieren.
Viele Antworten liegen bereits bei Buchhaltung, HR, Qualitätsmanagement, Einkauf, Produktion oder Geschäftsführung.
- 04
Nachweise parallel zu den Antworten sammeln.
Eine Antwort und der dazugehörige Beleg sollten nicht erst am Ende zusammengeführt werden.
- 05
Lücken sichtbar lassen.
Fehlende Daten, Richtlinien oder Nachweise nicht durch plausible Annahmen ersetzen.
- 06
Die fertige Datenbasis aufbewahren.
Ein großer Teil der Arbeit lässt sich bei der nächsten Kundenanfrage wiederverwenden.
Zuerst: Nicht jede Frage einzeln bearbeiten.
Der häufigste Fehler beginnt direkt nach dem Öffnen der Datei.
So wird aus einem Fragebogen schnell ein unübersichtliches internes Projekt.
Besser ist es, den Fragebogen zuerst als Ganzes zu analysieren.
Prüfen Sie insbesondere:
- Wer stellt die Anfrage?
- Für welche Gesellschaft ist die Antwort gedacht?
- Betrifft sie das gesamte Unternehmen oder einen bestimmten Standort?
- Welcher Berichtszeitraum wird verlangt?
- Welche Deadline wurde gesetzt?
- Müssen Dokumente hochgeladen werden?
- Werden absolute Werte oder Kennzahlen verlangt?
- Gibt es Pflichtfelder?
- Sind bestimmte Standards oder Berechnungsmethoden genannt?
- Muss die Antwort in Excel, PDF oder einer Plattform abgegeben werden?
Erst danach beginnt die eigentliche Datensammlung. Ein strukturierter Fragebogen ist deutlich einfacher zu bearbeiten als 70 einzelne Fragen.
Was wird in ESG-Fragebögen typischerweise gefragt?
Jeder Kunde kann andere Fragen stellen. Die Themen überschneiden sich jedoch häufig.
Ein realer Lieferanten-Nachhaltigkeitsfragebogen kann beispielsweise Fragen zu Nachhaltigkeitsverantwortung, Berichterstattung, sozialen Standards, Compliance, Umweltmanagement und Zertifizierungen enthalten. Auch aktuelle standardisierungsorientierte Initiativen versuchen gerade deshalb, die Vielzahl verschiedener Kundenanfragen zu reduzieren. Ein Beispiel ist der öffentlich beschriebene BMÖ Lieferanten-Nachhaltigkeitsfragebogen.
Für die interne Vorbereitung hilft folgende Struktur.
Umwelt und Klima
- Stromverbrauch
- Erdgas, Heizöl und Kraftstoffe
- erneuerbare Energie
- Scope 1, Scope 2 und gegebenenfalls Scope 3
- Wasser, Abfall und Recycling
- Umweltziele und Managementsysteme
Mitarbeitende und Soziales
- Mitarbeiterzahl
- Arbeitssicherheit und Arbeitsunfälle
- Schulungen
- Gleichbehandlung und Menschenrechte
- Arbeitsbedingungen
- Diversity-Kennzahlen und HR-Richtlinien
Governance und Compliance
- Code of Conduct
- Antikorruptionsrichtlinie
- Hinweisgebersystem
- Compliance-Prozesse
- Datenschutz und Verantwortlichkeiten
- Lieferantenanforderungen
Zertifikate und Managementsysteme
- ISO 14001
- ISO 45001
- ISO 50001
- ISO 9001
- weitere branchenspezifische Zertifikate
Nachweise und Dokumentation
Manchmal reicht die Antwort „Ja“ nicht. Dann können beispielsweise benötigt werden:
- Zertifikate
- Richtlinien
- Berichte
- Verbrauchsübersichten
- Berechnungen
- dokumentierte Prozesse
- andere relevante Unternehmensunterlagen
Die meisten Informationen liegen bereits irgendwo im Unternehmen.
Ein ESG-Fragebogen vermittelt schnell den Eindruck, dass ein komplett neues Informationssystem aufgebaut werden muss. In vielen Unternehmen stimmt das nur teilweise.
Die benötigten Informationen sind häufig bereits vorhanden – nur verteilt.
Buchhaltung / Controlling
- Strom- und Gasrechnungen
- Kraftstoffkosten
- Energieabrechnungen
- teilweise Abfall- oder Wasserkosten
- finanzielle Unternehmensinformationen
HR
- Mitarbeiterzahl und Beschäftigungsstruktur
- Schulungsdaten
- Arbeitssicherheitsdaten
- relevante HR-Prozesse
- bestehende Richtlinien
Qualitäts- oder Umweltmanagement
- ISO-Zertifikate
- Managementsysteme
- Prozess- und Auditunterlagen
- Umweltinformationen
- bestehende Policies
Produktion / Operations
- Energieverbrauch und Produktionsmengen
- Materialien und Maschinen
- Abfall
- Kältemittel
- Betriebsprozesse
Einkauf
- Lieferanteninformationen
- Supplier Code of Conduct
- Lieferantenbewertungen
- Beschaffungsrichtlinien
- Herkunfts- oder Materialinformationen
Geschäftsführung
- Verantwortlichkeiten
- Governance-Strukturen
- tatsächliche Unternehmenspraktiken
- Ziele
- formell verabschiedete Richtlinien
Das erste ESG-Projekt ist deshalb häufig weniger ein Problem fehlender Daten als ein Problem verteilter Daten.
Wer typischerweise welche ESG-Daten im Unternehmen besitzt, zeigt unsere praktische Data-Owner-Übersicht. Wenn die angefragten Datenbereiche noch unklar sind, hilft zuerst der Überblick Welche ESG-Daten verlangen Kunden von Lieferanten?.
Erstellen Sie eine einfache Answer Map.
Bevor Sie längere Texte schreiben, erstellen Sie für jede Frage eine kleine Arbeitsstruktur. Der Status kann sehr einfach sein:
Vorhanden
Information und gegebenenfalls Nachweis existieren.
Zu berechnen
Aktivitätsdaten existieren, aber die Kennzahl muss noch berechnet werden.
Zu bestätigen
Die Information muss durch eine verantwortliche Person bestätigt werden.
Fehlt
Die angefragte Information oder Dokumentation existiert aktuell nicht.
Unklar
Die Frage oder ihr geforderter Umfang muss zuerst geklärt werden.
Stromverbrauch 2025
vorhanden- Benötigte Information
- kWh
- Quelle
- Stromrechnungen
- Verantwortlich
- Buchhaltung
- Nachweis
- Rechnungen
Scope 1
zu berechnen- Benötigte Information
- t CO₂e
- Quelle
- Brennstoffdaten
- Verantwortlich
- Operations
- Nachweis
- Berechnung
ISO 14001
vorhanden- Benötigte Information
- gültiges Zertifikat
- Quelle
- QMS
- Verantwortlich
- Qualität
- Nachweis
- Zertifikat
Umweltpolitik
fehlt- Benötigte Information
- formelle Policy
- Quelle
- GF / QM
- Verantwortlich
- Geschäftsführung
- Nachweis
- Policy
Mitarbeiterzahl
zu bestätigen- Benötigte Information
- FTE
- Quelle
- HR-System
- Verantwortlich
- HR
- Nachweis
- HR-Auswertung
Diese kleine Struktur verhindert, dass sich 50 Fragen gleichzeitig wie 50 verschiedene Probleme anfühlen.
Antwort und Nachweis sollten zusammen vorbereitet werden.
Besonders bei Plattformen oder formelleren ESG-Assessments reicht eine gute Formulierung allein nicht aus.
EcoVadis erklärt ausdrücklich, dass Antworten nur dann entsprechend berücksichtigt werden können, wenn geeignete supporting documents die jeweilige Aussage stützen. Dokumente sollen relevant, aktuell, vollständig und zum Assessment Scope passend sein. EcoVadis: Understanding supporting documents
Das Grundprinzip
Antwort → Quelle → Nachweis
Nicht: Antwort schreiben → später irgendein Dokument dazu suchen.
Ein Nachweis sollte tatsächlich zu der Aussage passen.
Frage
Verfügt Ihr Unternehmen über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem?
Gute Antwortbasis
Ja – ISO 14001
Passender Nachweis
Gültiges ISO-14001-Zertifikat für die tatsächlich relevante Gesellschaft beziehungsweise den Standort.
Ein allgemeiner Nachhaltigkeitsflyer wäre dafür kein gleichwertiger Ersatz.
Welche Dokumente tatsächlich als Nachweis taugen, erklären wir in unserem Leitfaden zu ESG-Nachweisen für Lieferanten.
Was tun, wenn eine Richtlinie fehlt?
ESG-Fragebögen fragen häufig nach Policies. Zum Beispiel:
- Environmental Policy
- Human Rights Policy
- Code of Conduct
- Anti-Corruption Policy
- Supplier Code of Conduct
Wenn ein solches Dokument fehlt, gibt es einen wichtigen Unterschied.
Die Praxis existiert – das Dokument fehlt.
Das Unternehmen hat beispielsweise reale Umweltpraktiken und interne Regeln, diese wurden aber noch nie in einer formellen Environmental Policy zusammengefasst.
Dann kann auf Basis der tatsächlichen bestehenden Praxis ein Entwurf vorbereitet werden. Dieser wird jedoch erst zu einer Unternehmensrichtlinie, wenn eine autorisierte Person ihn prüft, gegebenenfalls korrigiert und ausdrücklich verabschiedet.
Die Praxis existiert nicht.
Dann sollte nicht einfach ein Dokument erstellt werden, das behauptet, sie existiere.
Ein neues Dokument kann fehlende historische Unternehmenspraxis nicht rückwirkend erzeugen.
Das ist besonders wichtig bei evidenzbasierten Assessments. EcoVadis weist darauf hin, dass Dokumente, die nur für die Beantwortung des Fragebogens erstellt wurden, nicht als entsprechender Nachweis anerkannt werden; ebenso werden kopierte oder fingierte Nachweise nicht akzeptiert. Quelle bei EcoVadis
Was tun, wenn Daten fehlen?
Nicht jede Frage wird beim ersten Versuch beantwortbar sein. Dann gibt es mehrere Möglichkeiten.
Die Daten existieren, müssen aber gesucht werden.
Beispiel: Kraftstoffverbrauch liegt in Rechnungen oder Tankkartenabrechnungen.
Die Daten existieren, aber die Kennzahl wurde noch nie berechnet.
Beispiel: Strom- und Gasverbrauch liegen vor, Scope 1 und Scope 2 wurden aber noch nie berechnet.
Die Information existiert, wurde aber noch nicht formal bestätigt.
Beispiel: Eine verantwortliche Person muss die Angabe prüfen.
Eine belastbare Information existiert tatsächlich nicht.
Beispiel: Die Quelle oder Dokumentation fehlt.
Je nach konkreter Kennzahl kann eine methodisch begründete Schätzung oder ein Proxy sinnvoll sein. Aber: Eine Schätzung muss als Schätzung erkennbar bleiben. Und manche Fragen lassen sich nicht seriös schätzen.
Wenn ein Kunde fragt, ob eine formelle Richtlinie existiert, ist „wahrscheinlich ja“ keine sinnvolle Antwort.
Scope 1 und Scope 2 noch nicht berechnet?
Das ist kein ungewöhnlicher Ausgangspunkt.
Wenn ein Fragebogen nach Treibhausgasemissionen fragt, beginnen Sie nicht mit der CO₂e-Zahl. Beginnen Sie mit den Aktivitätsdaten.
Scope 1
- Erdgas
- Heizöl
- Diesel
- Benzin
- andere Brennstoffe
- Fuhrpark
- Kältemittel
- relevante direkte Prozessemissionen
Scope 2
- eingekaufter Strom
- Fernwärme
- Fernkälte
- eingekaufter Dampf
Vereinfacht
Aktivitätsdaten × geeigneter Emissionsfaktor → Treibhausgasemissionen in CO₂e
Wichtig ist, dass neben dem Ergebnis auch nachvollziehbar bleibt:
- welcher Zeitraum verwendet wurde
- welche organisatorische Abgrenzung gilt
- welche Einheiten genutzt wurden
- welche Faktoren verwendet wurden
- welche Annahmen notwendig waren
Welche Rechnungen, Verbrauchsdaten, Kraftstoffinformationen und Kältemittelunterlagen Sie dafür zuerst zusammentragen sollten, zeigt unser Leitfaden Scope 1 und Scope 2: Welche Daten braucht man?
Scope 1 und Scope 2 berechnenMüssen Lieferanten jeden ESG-Fragebogen beantworten?
Nicht pauschal.
Hier sollte man drei Dinge voneinander trennen:
Eigene gesetzliche Berichtspflicht
Ob Ihr Unternehmen selbst gesetzlich zur Nachhaltigkeitsberichterstattung verpflichtet ist, ist eine eigene Frage.
Informationsanfrage eines Kunden
Ein Kunde kann Informationen im Rahmen seiner Lieferantenbewertung, Beschaffung, Vertragsbeziehung, Risikosteuerung oder eigenen Anforderungen anfordern. Das bedeutet nicht automatisch, dass jede einzelne Frage eine direkte gesetzliche Berichtspflicht Ihres Unternehmens ist.
EU-Regeln zu Informationsanfragen in der Wertschöpfungskette
Die EU hat 2026 einen neuen freiwilligen Sustainability Reporting Standard einschließlich eines sogenannten value chain cap angenommen.
Dieser value chain cap soll den Umfang bestimmter Sustainability-Informationen begrenzen, die CSRD-berichtspflichtige Unternehmen für ihre Berichterstattung von geschützten Unternehmen in der Wertschöpfungskette verlangen können.
Wichtig ist die Einschränkung: Der Mechanismus gilt nicht pauschal für jede mögliche Kundenanfrage oder jede andere gesetzliche beziehungsweise vertragliche Informationspflicht. Die Europäische Kommission erläutert außerdem ausdrücklich, dass der value chain cap selbst keine Pflicht des angefragten Unternehmens begründet, Sustainability-Informationen bereitzustellen. Erläuterungen der Europäischen Kommission
Stand 21. August 2026
Die entsprechende Delegierte Verordnung wurde von der Europäischen Kommission am 3. Juli 2026 angenommen, ist nach Angaben der Kommission jedoch noch nicht in Kraft, solange sie nicht im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde. Der eigentliche value-chain-cap-Artikel soll für Geschäftsjahre gelten, die am oder nach dem 1. Januar 2027 beginnen. Status und delegierte Rechtsakte zur CSRD
Deshalb wäre die falsche Reaktion:
„Wir haben weniger als 1.000 Mitarbeiter, also müssen wir gar nichts beantworten.“
„Der Kunde fragt, also sind wir gesetzlich verpflichtet, alles zu liefern.“
Bei Zweifeln sollte zunächst geklärt werden, auf welcher Grundlage und zu welchem Zweck die Information verlangt wird. Mehr zum praktischen Umgang mit ESG-Anforderungen von Kunden.
Was sollten Sie nicht tun?
Nicht einfach überall Ja eintragen.
Eine positive Antwort kann später einen Nachweis oder eine Erklärung erfordern.
Keine Richtlinie aus dem Internet kopieren.
Ein Dokument ist nur sinnvoll, wenn es die tatsächliche Unternehmenspraxis beschreibt.
Keine Zahlen schätzen, ohne die Schätzung sichtbar zu machen.
False precision ist keine bessere ESG-Antwort.
Nicht denselben Nachweis für fünf verschiedene Aussagen verwenden, wenn er sie nicht tatsächlich belegt.
Ein Dokument muss zur konkreten Aussage passen.
Nicht jede Abteilung unabhängig antworten lassen.
Sonst entstehen widersprüchliche Zahlen und Aussagen.
Den ausgefüllten Fragebogen nicht als einmaliges Wegwerfprojekt behandeln.
Die darin gesammelten Informationen sind die Grundlage für den nächsten.
Der wichtigste Schritt kommt nach dem ersten Fragebogen.
Nehmen wir an, Sie haben die Anfrage erfolgreich beantwortet.
Dann haben Sie wahrscheinlich zum ersten Mal an einem Ort:
- Energieinformationen
- Emissionsdaten
- Mitarbeiterdaten
- Zertifikate
- Unternehmensrichtlinien
- Antworten zu Compliance
- Nachweise
- Informationen über offene Lücken
Speichern Sie diese Struktur.
Denn der nächste Kunde wird die Fragen vielleicht anders formulieren. Aber viele der zugrunde liegenden Informationen bleiben gleich.
Wie hoch waren Ihre Scope-1-Emissionen?
Bitte geben Sie die direkten THG-Emissionen des letzten Geschäftsjahres in t CO₂e an.
Eine Plattform mit demselben zugrunde liegenden Datenpunkt.
Die Frage ändert sich. Die Unternehmensinformation dahinter häufig nicht.
Genau deshalb lohnt es sich, ESG-Daten nicht nur für einen Fragebogen, sondern als wiederverwendbare Datengrundlage aufzubauen.
Wer sollte intern eingebunden werden?
Für einen typischen Produktionsbetrieb kann eine einfache Zuordnung so aussehen:
Geschäftsführung
Bestätigung von Unternehmenspraktiken, Governance, Zielen und Richtlinien.
Qualität / Umwelt
Zertifikate, Managementsysteme, Prozesse, Audit- und Umweltinformationen.
Buchhaltung / Controlling
Energie-, Kraftstoff- und andere abrechnungsbasierte Verbrauchsdaten.
HR
Mitarbeiter-, Schulungs-, Diversity- und Arbeitssicherheitsinformationen.
Produktion / Operations
Prozess-, Maschinen-, Produktions-, Material- und teilweise Umweltdaten.
Einkauf
Lieferantenprozesse, Supplier Code of Conduct und Beschaffungsinformationen.
Nicht jedes Unternehmen hat diese Abteilungen separat. Entscheidend ist nicht der Titel der Person, sondern:
Wer besitzt die belastbarste Quelle für die jeweilige Information?
Eine praktische Reihenfolge für die ersten 24 Stunden.
Wenn der Fragebogen heute eingegangen ist, würde ich nicht versuchen, ihn heute vollständig zu beantworten.
Stattdessen:
- 1
Originaldatei sichern und eine Arbeitskopie erstellen.
- 2
Deadline, Scope, angefragte Gesellschaft und Standorte prüfen.
- 3
Fragen in Themenblöcke sortieren.
- 4
Für jede Frage den Status vorhanden / berechnen / bestätigen / fehlt / unklar setzen.
- 5
Nur die tatsächlich benötigten internen Personen ansprechen – nicht den kompletten Fragebogen an sechs Abteilungen weiterleiten.
- 6
Dokumente und Daten in einer gemeinsamen Arbeitsstruktur sammeln.
- 7
Erst dann Antworten formulieren.
Das reduziert Rückfragen und verhindert, dass verschiedene Versionen derselben Zahl im Fragebogen landen.
Wenn Sie den Fragebogen jetzt praktisch abarbeiten möchten, nutzen Sie unsere vollständige ESG-Fragebogen-Checkliste für Lieferanten.
Wann externe Unterstützung sinnvoll ist.
Nicht jeder ESG-Fragebogen benötigt externe Hilfe.
Wenn Sie einen kurzen Fragebogen erhalten und alle Informationen intern sauber verfügbar sind, kann die Bearbeitung unkompliziert sein.
Unterstützung wird besonders sinnvoll, wenn:
- der Fragebogen umfangreich ist
- die Deadline knapp ist
- Scope 1 oder Scope 2 noch berechnet werden müssen
- mehrere Abteilungen beteiligt sind
- unklar ist, welche Nachweise zu welchen Antworten gehören
- Richtlinien fehlen
- EcoVadis oder IntegrityNext beteiligt ist
- Sie eine Datenbasis aufbauen möchten, die später wiederverwendet werden kann
Für plattformspezifische Anforderungen finden Sie weitere Informationen unter EcoVadis-Unterstützung und IntegrityNext-Unterstützung. Wie evipace Daten, Aussagen und Nachweise behandelt, beschreibt Unsere Methodik.
Der Vorteil liegt dann nicht nur darin, den aktuellen Fragebogen fertigzustellen. Es geht darum, den internen Aufwand beim zweiten, dritten und vierten Fragebogen deutlich besser zu strukturieren.
ESG-Fragebogen für LieferantenIhr nächster Schritt
Ihr ESG-Fragebogen liegt bereits vor?
Sie müssen ihn nicht zuerst selbst vollständig analysieren.
Senden Sie uns den Fragebogen und die Unterlagen, die Sie bereits haben.
Wir prüfen, welche Informationen benötigt werden, was bereits vorhanden ist und wo noch Daten, Berechnungen oder Nachweise fehlen.
Excel · PDF · Kundenformular · Nachweise
FAQ
Häufige Fragen
Was mache ich zuerst, wenn ein Kunde einen ESG-Fragebogen schickt?
Prüfen Sie zuerst Scope, Deadline, angefragte Gesellschaft beziehungsweise Standorte und benötigte Nachweise. Anschließend sollten die Fragen nach Themen und internen Datenquellen strukturiert werden, bevor einzelne Antworten formuliert werden.
Müssen wir bereits einen Nachhaltigkeitsbericht haben?
Nein. Viele Kundenanfragen können auf Basis vorhandener Unternehmensdaten und Dokumente beantwortet werden. Ein strukturierter Nachhaltigkeitsbericht kann die Datenbasis später verbessern, ist aber nicht automatisch Voraussetzung für jeden Fragebogen.
Was, wenn wir Scope 1 und Scope 2 noch nie berechnet haben?
Wenn die notwendigen Aktivitätsdaten vorhanden sind, können die Emissionen nachträglich für den relevanten Zeitraum berechnet werden. Wichtig sind nachvollziehbare Datenquellen, geeignete Emissionsfaktoren und eine dokumentierte Berechnungsgrundlage.
Was, wenn ein angefragter Nachweis fehlt?
Dann sollte die Lücke sichtbar bleiben. Ein fehlender Nachweis sollte nicht durch ein Dokument ersetzt werden, das die behauptete Praxis nicht tatsächlich belegt.
Kann man fehlende ESG-Richtlinien neu erstellen?
Ein Entwurf kann erstellt werden, wenn er die tatsächliche Unternehmenspraxis widerspiegelt. Er wird aber erst durch interne Prüfung und ausdrückliche Annahme zu einer gültigen Unternehmensrichtlinie und sollte nicht als historisch vorhandener Nachweis dargestellt werden.
Können Antworten für spätere Kunden wiederverwendet werden?
Häufig ja. Kunden verwenden unterschiedliche Formulierungen und Formate, aber viele zugrunde liegende ESG-Daten, Zertifikate, Richtlinien und Berechnungen überschneiden sich. Deshalb ist eine strukturierte, wiederverwendbare Datengrundlage sinnvoll.
Quellen & weiterführende Informationen
- Europäische Kommission — Delegierte Rechtsakte zur CSRD vom 3. Juli 2026
- EFRAG Knowledge Hub — 2026 Voluntary Standard
- EcoVadis Help Center — Understanding supporting documents
- BMÖ — Lieferanten-Nachhaltigkeitsfragebogen
Der Abschnitt zur regulatorischen Einordnung gibt den Stand vom 21. August 2026 wieder und ist keine Rechtsberatung.