ESG-Daten vom Kunden angefragt: Wer im Unternehmen liefert welche Informationen?

Ein Nachhaltigkeitsfragebogen kann gleichzeitig Fragen zu Umwelt, Menschenrechten, Arbeitssicherheit, Unternehmensethik, Beschaffung, Lieferantenmanagement, Emissionen und Zertifizierungen enthalten. Nicht jeder Fragebogen enthält jedes dieser Themen.

Der BMW Group Supplier Sustainability Questionnaire ist ein reales Beispiel für diese thematische Breite. Auch der 2026 Voluntary Standard im EFRAG Knowledge Hub verbindet unter anderem Energie, Treibhausgasemissionen, Wasser, Abfall, Workforce, Arbeitsunfälle, Vergütung und Weiterbildung in einem Reporting-System.

Ein häufiger Fehler ist, den kompletten Excel-Fragebogen an HR, Finance, Qualität, Einkauf und Geschäftsführung weiterzuleiten – verbunden mit der Bitte, „die eigenen Fragen“ zu beantworten.

Das führt häufig zu mehreren Dateiversionen, widersprüchlichen Antworten, doppelter Arbeit, fehlenden Quellen und unklarer Verantwortung.

1. 01Fragen zuerst zentral analysieren.
2. 02Jede Frage einem Thema zuordnen.
3. 03Data Owner identifizieren.
4. 04Nur die tatsächlich benötigte Information anfordern.
5. 05Quelle beziehungsweise Nachweis mit anfordern.

Wenn zunächst unklar ist, welche Informationen überhaupt gefragt sein können, bietet der Leitfaden Welche ESG-Daten verlangen Kunden von Lieferanten? eine Orientierung. Den Gesamtprozess nach Eingang einer Anfrage erklärt anschließend ESG-Fragebogen vom Kunden erhalten – was jetzt?

Diese Tabelle ist keine universelle Organisationsvorgabe. In einem Unternehmen kann Energie bei Controlling liegen, im nächsten bei Facility und im dritten beim Energiemanager.

Bestimmte Fragen lassen sich nicht ausschließlich aus einem System exportieren: Wer trägt Verantwortung für Nachhaltigkeit? Gibt es definierte Umweltziele? Welche Unternehmensrichtlinien gelten? Welche Governance-Strukturen bestehen?

Hier ist häufig eine Bestätigung durch Geschäftsführung, Management oder eine entsprechend autorisierte Person notwendig.

Viele Umweltinformationen wirken technisch. Die Ausgangsdaten liegen trotzdem häufig in der Buchhaltung: Strom- und Gasrechnungen, Fernwärme, Heizöllieferungen sowie teilweise Tankkartenabrechnungen.

Finance besitzt häufig Originalbelege, muss aber nicht automatisch die finale ESG-Kennzahl berechnen. Aus 420.000 kWh Erdgas wird erst mit Einheit, Bilanzgrenze, Emissionsfaktor, Faktorquelle und Berechnung eine Scope-1-Kennzahl.

ESG-Fragebögen fragen häufig nach Mitarbeiterzahl, Headcount, FTE, Geschlecht, Vertragsarten, Trainings, Arbeitssicherheit, Tarifbindung, Fluktuation oder weiteren Workforce-Kennzahlen. Auch der aktuelle Voluntary Standard enthält mehrere solcher Datenpunkte.

Vor einer internen Anfrage sollte deshalb klar sein:

• Welche Definition: Headcount oder FTE?
• Welcher Zeitpunkt: Jahresende, Durchschnitt oder anderer Stichtag?
• Welcher Scope: Gesellschaft, Standorte oder Konzern?
• Welche Vertragsarten beziehungsweise Workforce-Kategorien sind gefragt?

Je nach Unternehmensstruktur liegen Health-&-Safety-Daten bei HR, HSE, Qualitätsmanagement, Operations oder einer externen Arbeitssicherheitsfachkraft.

• Arbeitsunfälle und Unfallraten
• Schulungen und Sicherheitsprozesse
• Gefährdungsbeurteilungen
• Arbeitsschutzmanagementsystem und ISO 45001

Die Person, die eine Policy besitzt, besitzt nicht automatisch die Unfallstatistik. Ein Policy-Dokument kann bei Quality liegen, Unfallzahlen bei HR und Trainingsunterlagen bei Operations.

In vielen Produktionsunternehmen liegen hier bereits ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001, weitere Zertifizierungen, Auditberichte, Managementsystem-Dokumentation, Umweltprozesse, Policies und Maßnahmenpläne.

Die beste Quelle ist häufig das Dokument, das das Unternehmen ohnehin operativ verwendet – nicht eine zweite ESG-Version desselben Dokuments.

Die technische Information liegt eher bei Facility, Instandhaltung, technischem Service oder einem externen Wartungsunternehmen. Dasselbe gilt für Zählerstände, Kälteanlagen, Wärmepumpen, Generatoren, Heiztechnik, eigene Energieanlagen und Wasserzähler.

Bestimmte Informationen können nur Personen liefern, die den tatsächlichen Betrieb kennen: welche Anlagen genutzt werden, wo Brennstoffe eingesetzt werden, welche Prozesse Materialien verbrauchen, welche Abfälle entstehen und wie Umweltmaßnahmen tatsächlich funktionieren.

Eine Policy kann sagen: „Wir reduzieren Produktionsabfälle.“ Operations kann beantworten: Wie? Und welche Daten zeigen das?

Wenn Scope 1 gefragt wird, kann der eigene beziehungsweise kontrollierte Fuhrpark relevant sein. Typische Quellen sind Tankkartenanbieter, Flottenmanagement, Finance und die fuhrparkverantwortliche Person.

Für Emissionsberechnungen sind physische Aktivitätsdaten normalerweise die bessere Ausgangsbasis. Das schließt andere methodisch begründete Ansätze bei tatsächlich fehlenden Mengeninformationen nicht pauschal aus. Vertiefend: Scope 1 und Scope 2: Welche Daten braucht man? und Scope 1 und Scope 2 berechnen.

Procurement besitzt oft Informationen über Lieferantenstruktur, Supplier Code of Conduct, Lieferantenbewertungen, nachhaltige Beschaffungsprozesse, Rohstoffe, Materiallieferanten, bestimmte Herkunftsinformationen und Lieferanten-Zertifikate.

Wenn ein Supplier Code neu vorbereitet oder aktualisiert wird, hilft der Leitfaden Supplier Code of Conduct strukturiert erstellen, Erwartungen, Geltungsbereich, Freigabe und Anwendung nicht mit Lieferanten-Compliance zu verwechseln.

Der BMÖ Lieferanten-Nachhaltigkeitsfragebogen beschreibt bei seiner Entwicklung ausdrücklich die Einbindung interner Fachleute unter anderem aus Nachhaltigkeit und Einkauf.

Das macht Procurement zu einer wichtigen Schnittstelle, aber nicht automatisch zum Owner jeder ESG-Information in der Lieferkette.

Manche Kunden fragen nach Produktmaterialien, Aluminiumanteilen, Recyclinganteilen, Herkunft, Bauteilgewicht oder produktspezifischen Emissionsinformationen. Dann reichen Corporate ESG-Daten nicht mehr.

Typische Themen sind Antikorruption, Code of Conduct, Whistleblowing, Compliance-Prozesse, Menschenrechte, bestätigte Verstöße sowie gegebenenfalls bestimmte Geldbußen oder Verfahren.

Diese Angaben können sensibel sein. Eine koordinierende Person sollte aus einer alten Präsentation deshalb nicht einfach „Keine Vorfälle“ ableiten. Je nach Organisation sollte Compliance, Legal oder Geschäftsführung die Aussage bestätigen.

Ein Datenpunkt kann vier verschiedene Rollen haben. Eine Person kann mehrere davon übernehmen, aber die Rollen sind nicht automatisch identisch.

Der Kunde fragt: „Wie hoch waren Ihre Scope-2-Emissionen 2025?“ Die Datenkette kann mehrere Stellen verbinden.

Der Kunde fragt, ob eine Environmental Policy existiert. Quality oder Environment kann das Dokument finden, Operations kann die reale Umsetzung beschriebener Praktiken bestätigen und Management kann die formelle Verabschiedung bestätigen.

Existiert die Praxis, aber noch keine formelle Policy, kann ein Entwurf vorbereitet werden. Gültig wird die Richtlinie erst durch:

Ein externer Anbieter sollte weder Praxis erfinden noch eine Kunden-Policy selbst freigeben oder rückdatieren.

Statt HR die Seiten 18 bis 29 eines Kundenfragebogens interpretieren zu lassen, kann eine gezielte Anfrage so aussehen:

HR muss so die Kundenlogik nicht selbst interpretieren, die Koordination behält die Kontrolle über die finale Antwort und die Originalquelle bleibt erhalten.

1. 1 — Was brauchen wir?

   Den exakten Datenpunkt.

2. 2 — Für wen?

   Die Gesellschaft beziehungsweise den Standort.

3. 3 — Für welchen Zeitraum?

   Die Berichtsperiode oder den Stichtag.

4. 4 — In welcher Einheit oder Definition?

   Zum Beispiel kWh, Liter, FTE, Stunden oder Tonnen.

5. 5 — Welche Quelle oder welcher Nachweis?

   Zum Beispiel Rechnung, ERP-Auswertung, Policy oder Zertifikat.

Empfohlene Statuswerte:

Nicht mitteln und nicht die günstigere Zahl auswählen. Vergleichen Sie Scope, Zeitraum, Quelle, Einheit und Abgrenzung. Sind dieselben Standorte enthalten? Kalender- oder Abrechnungsjahr? Rechnung oder Zähler? Ist Eigenstrom enthalten oder ein Mieter herausgerechnet?

Für einen belastbaren ESG-Prozess sollte die Datenkette nachvollziehbar bleiben:

Quantitative Daten sollten zusätzlich Einheit, Zeitraum, Faktor, Faktorversion und Annahmen behalten. Bei Policies sind Version, Scope, Freigabe und Gültigkeit relevant.

Diese Struktur bildet ein Evidence Register: Die finale Zahl bleibt mit der zugrunde liegenden Quelle verbunden. Vertiefend erklärt unser Leitfaden, welche ESG-Nachweise für Lieferanten tatsächlich zu einer Aussage passen. Wenn ein konkretes Dokument vorliegt, hilft die ESG-Nachweise-Checkliste bei Aussage, Scope, Zeitraum und Quelle. Die Grundsätze unserer Prüfung finden Sie unter Unsere Methodik.

Plattformzugang löst nicht automatisch das Data-Ownership-Problem. IntegrityNext beschreibt im eigenen Help Center, wie Kollegen aus unterschiedlichen Abteilungen zum Supplier Profile eingeladen werden können, um Assessments zu prüfen, zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Das bestätigt einen einfachen Punkt: Plattformzugang ersetzt keine interne Zuständigkeit. Ein Fragebogen kann zentral koordiniert werden, HR-, Umwelt- und Procurement-Daten benötigen aber weiterhin ihre fachlichen Quellen.

Evipace ist unabhängig von IntegrityNext und EcoVadis und weder deren offizieller Partner noch deren Validierungsstelle.

Der aktuelle Voluntary Standard umfasst unter anderem Unternehmensinformationen, Energie, Emissionen, Wasser, Abfall, Materialien, Workforce, Arbeitssicherheit und Training.

Wenn intern bereits klar ist, dass B3 Energie beispielsweise bei Finance und Facility, B8 Workforce bei HR und B9 Arbeitssicherheit bei HSE beginnt, kann dieselbe Struktur auch Kundenanfragen unterstützen.

Weiterlesen: VSME: Welche Daten braucht ein Nachhaltigkeitsbericht?

Ein Kunde fragt nach dem Stromverbrauch 2025. Ein weiterer Kunde fragt später nach „Total electricity consumption“. EcoVadis fragt nach Energiedaten und VSME benötigt B3. Die Formulierungen ändern sich, die interne Quelle häufig nicht.

Dann muss beim nächsten Fragebogen nicht das Unternehmen erneut durchsucht werden. Nur die neue Kundenformulierung wird mit der vorhandenen Datenbasis verbunden. Wie daraus eine wiederverwendbare ESG-Datengrundlage entsteht, erklärt der Reuse-Leitfaden.

Sind die Verantwortlichen zugeordnet, führt die vollständige ESG-Fragebogen-Checkliste durch Datensammlung, Evidence Review und Einreichung.

Nein. Gerade kleinere und mittlere Produktionsunternehmen können ESG-Anfragen auch ohne eigene Sustainability-Abteilung strukturieren.

Am Ende sollte eine zentrale Person beziehungsweise ein zentraler Prozess den gesamten Fragebogen prüfen.

So landet kein technisch korrektes Einzelstück in einem insgesamt inkonsistenten Fragebogen.

Beginnen Sie noch nicht mit langen Antworttexten. Organisieren Sie zuerst die Datenbasis.

1. Minute 0–10Kunde, Deadline, Gesellschaft, Standorte, Zeitraum und Format prüfen.
2. Minute 10–25Fragen nach Unternehmensdaten, Umwelt, Workforce, Governance, Supply Chain und Produkt gruppieren.
3. Minute 25–40Data Owner zuweisen.
4. Minute 40–50Status setzen: vorhanden, beschaffen, berechnen, bestätigen oder Gap.
5. Minute 50–60Gezielte interne Datenanfragen versenden.

Ein kurzer ESG-Fragebogen mit fünf bekannten Kennzahlen braucht normalerweise kein großes Projekt.

Unterstützung wird interessanter, wenn:

• mehrere Fachbereiche oder Standorte beteiligt sind
• niemand die Anfrage zentral strukturiert
• Scope 1 und Scope 2 berechnet werden müssen
• Nachweise zugeordnet oder Policies geprüft werden müssen
• widersprüchliche Daten existieren
• mehrere Kunden ähnliche Informationen verlangen
• aus der Anfrage eine wiederverwendbare ESG-Datenbasis entstehen soll

Wie evipace konkrete Kundenanforderungen unterstützt, zeigt die Seite ESG-Anforderungen von Kunden.