IntegrityNext für Lieferanten: Was passiert nach der Einladung?

IntegrityNext ist eine Plattform für Sustainability- und Compliance-Informationen in Lieferketten. Unternehmen nutzen die Plattform unter anderem, um Informationen und Selbstauskünfte ihrer Lieferanten strukturiert einzuholen.

Wenn Sie eine Einladung erhalten haben, möchte einer Ihrer Geschäftspartner Informationen zu Ihrem Unternehmen über IntegrityNext erhalten.

IntegrityNext stellt die Plattform und die Assessments bereit. Die geschäftliche Anfrage entsteht aber aus der Lieferantenbeziehung zu Ihrem Kunden.

Für die allgemeine Struktur einer neuen Kundenanfrage hilft ergänzend unser Leitfaden ESG-Fragebogen vom Kunden erhalten – was jetzt?

Wenn Sie von einem Kunden als Lieferant zur Teilnahme eingeladen wurden, ist die Nutzung des Lieferanten-Accounts nach den aktuellen IntegrityNext-Informationen kostenlos.

Kosten entstehen nicht dadurch, dass Sie:

• ein Lieferantenprofil anlegen
• angeforderte Assessments beantworten
• Zertifikate hochladen
• oder Ihr Profil für den anfragenden Kunden bereitstellen

Das ist etwas anderes als ein Unternehmen, das IntegrityNext selbst als Kundenlösung verwenden möchte, um seine eigenen Lieferanten einzuladen.

Das klingt banal, ist aber für die Qualität der gesamten Selbstauskunft wichtig.

Antworten und hochgeladene Zertifikate sollten zu genau dem Unternehmen passen, das im Profil dargestellt wird. IntegrityNext nennt bei der Validierung ausdrücklich als Prüfpunkt, dass die Selbstauskunft für den im Bereich Unternehmensinformationen angegebenen Firmennamen und Standort gilt.

IntegrityNext umfasst verschiedene Sustainability- und Compliance-Themen. Welche Themen für Sie praktisch relevant werden, hängt von der konkreten Kundenanfrage und Ihrem Profil ab.

IntegrityNext nennt aktuell unter anderem Bereiche rund um:

• Sustainability und Compliance
• Supply-Chain-Due-Diligence
• Product and Material Compliance
• Carbon Emissions
• Sustainability Reporting
• Supply-Chain Visibility und Risk Management

Zusätzlich gibt es themenspezifische Assessments, beispielsweise für Konfliktmineralien, EUDR oder Diversity & Inclusion.

Beginnen Sie nicht mit einer allgemeinen ESG-Dokumentensammlung. Wenn der Kunde einen klassischen Lieferantenfragebogen statt einer Plattform nutzt, finden Sie die passende Arbeitsweise auf ESG-Fragebogen für Lieferanten.

Bei verschiedenen IntegrityNext-Themen kann ein Unternehmen ein passendes zertifiziertes Managementsystem nachweisen. Dann kann das entsprechende Zertifikat hochgeladen werden.

Wenn kein solches Zertifikat vorhanden ist, ist das nicht automatisch ein Problem. IntegrityNext sieht für entsprechende Themen alternativ einen Fragebogen vor.

IntegrityNext erklärt ausdrücklich, dass das Ausfüllen des Fragebogens als Alternative zum Zertifikat vorgesehen ist.

Angenommen, das Assessment betrifft Umweltschutz. Ihr Unternehmen hat ISO 50001 Energiemanagement.

Das bedeutet nicht automatisch, dass dieses Zertifikat einen anderen abgefragten Managementbereich ersetzt. IntegrityNext nennt genau diesen Punkt in seinen Validation-Hinweisen: Das Zertifikat muss die abgefragte Thematik abdecken.

Ein Zertifikat ist nur dann nützlich, wenn es zur konkreten Assessment-Frage passt.

Gerade kleinere Unternehmen machen häufig einen Denkfehler: Eine Frage klingt formal, also scheint sie nur für große Konzerne zu gelten.

IntegrityNext weist selbst darauf hin, dass manche Formulierungen stärker nach formalen Managementsystemen klingen können, die Plattform aber auch von kleineren Unternehmen genutzt werden kann.

Bei einem kleineren Produktionsunternehmen liegt die Anfrage häufig zuerst bei Einkauf, Qualität, Administration oder Geschäftsführung. Diese Person besitzt aber selten alle Antworten.

IntegrityNext ermöglicht zudem, weitere Kollegen zum Supplier Profile hinzuzufügen, sodass mehrere Personen bei Review, Completion und Updates unterstützen können.

Statt jedes Thema direkt in der Plattform zu bearbeiten, lohnt sich eine interne Arbeitsübersicht.

Der Status kann einfach sein:

So sehen Sie den tatsächlichen Aufwand, bevor fünf Personen gleichzeitig in verschiedenen Dokumenten suchen.

Das hängt vom angeforderten Assessment ab. Je nach Frage können beispielsweise relevant sein:

• Managementsystem-Zertifikate
• Environmental Policy
• Code of Conduct
• Anti-Corruption Policy
• Human Rights Policy
• Supplier Code of Conduct
• Health & Safety Dokumentation
• Schulungsunterlagen und interne Prozesse
• GHG-/Energiedaten
• andere thematisch passende Nachweise

Nicht jedes Dokument gehört automatisch in jedes Assessment. Für die allgemeine Evidence-Struktur ist ein separates Register sinnvoll. Weiterlesen: ESG-Nachweise für Lieferanten.

Für fehlende Emissionsdaten finden Sie außerdem den Arbeitsweg zu Scope 1 und Scope 2 berechnen.

Wenn eine IntegrityNext-Frage nach einer Policy, einem Prozess oder einer Maßnahme fragt, sollte die Antwort auf der tatsächlichen Unternehmenssituation beruhen.

Hat Ihr Unternehmen beispielsweise seit Jahren einen klaren Arbeitssicherheitsprozess, der nie sauber in einem formellen Dokument zusammengeführt wurde, kann es sinnvoll sein, die tatsächliche bestehende Praxis zu dokumentieren.

Ein neu verabschiedetes Dokument ist eine neue Richtlinie. Es wird dadurch nicht rückwirkend zu einem historischen Nachweis. Wie evipace Quellen, Nachweise und Review trennt, erläutert Unsere Methodik.

Nein.

Ein ESG-Assessment ist keine Prüfung, bei der jede Antwort zwingend Ja lauten muss. IntegrityNext sieht bei Fragebögen ausdrücklich Ja- und Nein-Antworten vor.

Das schließt nicht aus, dass Sie anschließend Verbesserungen umsetzen. Aber Verbesserung sollte auf einen sichtbaren Gap folgen – nicht auf eine erfundene Antwort.

Nach der Bearbeitung können verschiedene Ergebnisse beziehungsweise Statusdarstellungen sichtbar werden. IntegrityNext empfiehlt Lieferanten, insbesondere Themen zu überprüfen, die nicht den gewünschten Status haben, Informationen aktuell zu halten und ablaufende Zertifikate zu erneuern.

Ein Status ist nicht nur eine grafische Farbe, die „optimiert“ werden soll. Wenn ein Thema Schwächen zeigt, sollte zuerst geprüft werden:

• Welche Frage verursacht das Ergebnis?
• Fehlt eine reale Praxis?
• Fehlt nur die Dokumentation?
• Ist ein Zertifikat abgelaufen?
• Ist eine Antwort falsch oder veraltet?
• Gibt es einen echten Verbesserungsbedarf?

Das ist einer der wichtigsten Begriffe für Lieferanten. IntegrityNext kann eingereichte Antworten und Dokumente überprüfen.

Wenn das Validation Team dabei Unklarheiten oder Widersprüche feststellt, kann der Lieferant eine Nachricht mit dem Betreff „Nachbesserungsbedarf“ erhalten.

IntegrityNext nennt als typische Prüfbereiche:

• Selbstauskunft passt zu Firmenname und Standort
• alle angeforderten Fragebögen wurden bearbeitet
• Fragen wurden beantwortet
• Zertifikat passt zum abgefragten Thema
• Zertifikat ist hochgeladen
• Gültigkeit wurde korrekt angegeben

IntegrityNext beschreibt sein Modell so, dass der anfragende Geschäftspartner die Informationen des Lieferanten erhält, nachdem der Lieferant an der entsprechenden Anfrage teilnimmt.

Ihre Antworten sollten deshalb nicht als internes Testformular behandelt werden. Bevor Sie Informationen freigeben, sollten Unternehmensangaben:

• intern korrekt sein
• zum richtigen Unternehmen gehören
• konsistent sein
• und von den jeweils zuständigen Personen bestätigt werden

Besonders bei Aussagen über Policies, Compliance, Menschenrechte, Unternehmensprozesse oder Emissionen sollte nicht eine einzelne administrative Person etwas behaupten, was intern nie bestätigt wurde.

Einer der praktischen Vorteile eines bestehenden Supplier Profiles ist die Wiederverwendung. IntegrityNext beschreibt, dass ein vorhandenes Profil mit weiteren anfragenden Kunden geteilt werden kann, sodass nicht dieselben Standardinformationen jedes Mal vollständig neu beantwortet werden müssen.

Das heißt aber nicht: Einmal ausgefüllt = für immer erledigt.

Ein neuer Kunde kann:

• weitere Themen anfordern
• zusätzliche Assessments aktivieren
• oder inzwischen aktualisierte Informationen benötigen

Deshalb sollte ein bestehendes Profil vor einer neuen Kundenfreigabe trotzdem geprüft werden.

Nach der ersten Bearbeitung sollten mindestens drei Dinge weiter gepflegt werden.

IntegrityNext weist Lieferanten nach eigener Dokumentation beispielsweise bei ablaufenden Zertifikaten, neuen Einladungen oder neuen offenen Themen auf Aktualisierungsbedarf hin.

IntegrityNext aktualisiert seine Fragebögen im Zeitverlauf. Für betroffene Profile kann deshalb die Aufforderung „Updated Assessments – Please Review“ erscheinen.

Dann sollten markierte Assessments erneut geprüft und die Antworten bestätigt beziehungsweise aktualisiert werden. IntegrityNext beschreibt außerdem, dass bei offenen Fragen weitere Kollegen über die Plattform eingebunden werden können.

Das ist strategisch wichtig.

Zertifikate, Policies, Compliance-Informationen, Energie- und Emissionsdaten, Mitarbeitendendaten und Lieferantenprozesse gehören nicht ausschließlich zu IntegrityNext.

Morgen kann ein Kunde dieselben Inhalte verlangen:

• per Excel-Fragebogen
• über EcoVadis
• in einem eigenen Supplier Portal
• für einen Sustainability Report
• oder in einer direkten ESG-Datenanfrage

IntegrityNext ist dann ein Ausgabekanal für Ihre ESG-Datengrundlage – nicht deren einziger Besitzer.

Beide Plattformen können im Supplier-ESG-Kontext auftauchen. Die Workflows unterscheiden sich aber.

Weiterlesen: EcoVadis-Dokumente und Nachweise.

Wenn die IntegrityNext-Einladung heute angekommen ist:

So wird aus „Wir haben irgendeine IntegrityNext-E-Mail bekommen“ ein klar definiertes internes Projekt.

Nicht jede IntegrityNext-Einladung braucht externe Hilfe.

Sind nur wenige Assessments offen, alle Informationen vorhanden, passende Zertifikate verfügbar und die Zuständigkeit klar, kann die Bearbeitung relativ unkompliziert sein.

Unterstützung wird sinnvoller, wenn:

• niemand intern die Anfrage koordinieren kann
• mehrere Assessments gleichzeitig offen sind
• Zertifikate und Fragebogenantworten korrekt zugeordnet werden müssen
• benötigte Policies fehlen
• Scope-1- oder Scope-2-Daten verlangt werden
• mehrere Standorte betroffen sind
• Antworten zwischen Abteilungen widersprüchlich sind
• Nachbesserungsbedarf entstanden ist
• oder die Informationen für weitere ESG-Anfragen wiederverwendet werden sollen

Dann liegt die eigentliche Arbeit nicht im Anklicken der Plattform. Sondern in: