SUPPLIER CODE OF CONDUCT
Supplier Code of Conduct erstellen: Was ein belastbarer Lieferantenkodex enthalten sollte
Kunden und Supplier Assessments fragen häufig danach, ob Unternehmen klare ESG- und Compliance-Erwartungen an ihre Lieferanten stellen.
Ein Supplier Code of Conduct kann diese Erwartungen strukturiert dokumentieren – etwa zu Arbeitsbedingungen, Menschenrechten, Umwelt, Geschäftsethik und verantwortungsvoller Beschaffung.
Entscheidend ist jedoch, dass der Kodex zum tatsächlichen Unternehmen und seiner Lieferkette passt und nicht mehr verspricht, als intern umgesetzt und gesteuert werden kann.
Quick Answer
Kurz gesagt
Ein Supplier Code of Conduct beschreibt die grundlegenden Erwartungen eines Unternehmens an das Verhalten seiner Lieferanten – beispielsweise zu Menschenrechten, Arbeitsbedingungen, Umwelt, Geschäftsethik und verantwortungsvoller Beschaffung.
Ein belastbarer Kodex sollte einen klaren Geltungsbereich haben, realistische Erwartungen formulieren, intern freigegeben sein und mit einem tatsächlichen Prozess für Kommunikation, Bestätigung und gegebenenfalls weitere Lieferantenprüfung verbunden sein.
Grundprinzip
Ein Supplier Code ist eine Erwartung – kein Beweis für Lieferantenleistung.
Supplier Code of Conduct
Welche Erwartungen werden gestellt?
Kommunikation / Zustimmung
Wurde der Kodex dem Lieferanten tatsächlich kommuniziert?
Prozess
Wie werden relevante Lieferanten eingebunden oder bewertet?
Nachweis
Was dokumentiert die tatsächliche Anwendung?
Ergebnis
Was ist über den Lieferanten tatsächlich bekannt?
Ein Lieferant kann einen Code erhalten oder bestätigen. Daraus folgt nicht automatisch, dass jede darin enthaltene Erwartung vollständig geprüft oder erfüllt wurde.
Code ≠ Umsetzung ≠ Lieferanten-Compliance
Vor dem Entwurf
Bevor Sie einen Lieferantenkodex schreiben: Wie funktioniert Ihre Beschaffung heute?
Ein Supplier Code of Conduct sollte nicht mit einer langen Liste allgemeiner ESG-Forderungen beginnen, sondern mit der tatsächlichen Lieferantenstruktur und den bestehenden Beschaffungsprozessen.
- Welche Lieferantenarten gibt es?
- Welche Länder sind relevant?
- Welche Materialien oder Dienstleistungen werden beschafft?
- Gibt es kritische oder strategische Lieferanten?
- Existiert bereits ein Einkaufshandbuch?
- Gibt es bestehende Vertragsbedingungen?
- Werden Lieferanten bereits bewertet?
- Gibt es bestehende ESG-Kriterien?
- Gibt es Qualitäts- oder Auditprozesse?
- Wer ist für Lieferantenbeziehungen verantwortlich?
- Wie werden neue Lieferanten freigegeben?
- Wie werden Abweichungen heute behandelt?
Erst Beschaffung verstehen. Dann Erwartungen formulieren.
Zweck
Wofür ist ein Supplier Code of Conduct da?
Erwartungen
Er macht grundlegende Anforderungen an Lieferanten sichtbar.
Konsistenz
Er schafft eine gemeinsame Ausgangsbasis für relevante Lieferantenbeziehungen.
Kommunikation
Er hilft Einkauf und anderen Funktionen, ESG- und Compliance-Erwartungen strukturiert zu vermitteln.
Grundlage für Prozesse
Er kann Supplier Assessments, Vertragsprozesse oder weitere Prüfungen unterstützen – ersetzt diese aber nicht.
Framework
Sieben Bausteine eines belastbaren Supplier Code of Conduct
1 · Geltungsbereich
Der Kodex sollte klar erkennen lassen, für welche Lieferanten, Gesellschaften oder Geschäftsbeziehungen er gedacht ist.
- Alle Lieferanten?
- Nur direkte Lieferanten?
- Bestimmte Lieferantenkategorien?
- Gruppenunternehmen?
- Dienstleister?
- Subunternehmer?
Nicht automatisch behaupten, dass alle indirekten Lieferkettenstufen vollständig vom Kodex erfasst oder kontrolliert werden.
2 · Menschenrechte und Arbeitsbedingungen
Inhalte sollten zum tatsächlichen Risikoprofil und zum vorgesehenen Anwendungsbereich passen.
- Verbot von Kinderarbeit
- Verbot von Zwangsarbeit
- menschenwürdige Arbeitsbedingungen
- Diskriminierungsverbot
- Schutz vor Belästigung
- Vereinigungsfreiheit, soweit relevant
- Arbeitszeiten
- Vergütung im Rahmen tatsächlich anwendbarer Anforderungen
- Gesundheit und Sicherheit
Nicht jeder Lieferant braucht identische Anforderungen oder dieselbe Nachweistiefe.
3 · Umwelt
Umweltanforderungen sollten je nach Tätigkeit, Lieferantenkategorie und tatsächlicher Relevanz formuliert werden.
- verantwortungsvoller Ressourceneinsatz
- Energie
- Emissionen
- Abfall
- Wasser
- relevante Chemikalien / Stoffe
- Vermeidung unnötiger Umweltbelastungen
- Einhaltung tatsächlich anwendbarer Umweltanforderungen
- Verbesserung relevanter Umweltleistungen
4 · Geschäftsethik und Compliance
Der Kodex kann Erwartungen zu Integrität und rechtmäßigem Verhalten beschreiben, ersetzt aber keine rechtliche Compliance-Prüfung.
- Korruption
- Bestechung
- Interessenkonflikte
- fairer Wettbewerb
- vertrauliche Informationen
- Datenschutz / Informationssicherheit, sofern relevant
- Meldung schwerwiegender Verstöße
- Einhaltung tatsächlich anwendbarer gesetzlicher Anforderungen
5 · Erwartungen an eigene Lieferketten
Je nach Unternehmen und Beschaffungssituation kann ein Supplier Code auch Erwartungen dazu enthalten, wie relevante Grundsätze innerhalb der Lieferkette berücksichtigt werden sollen.
- relevante Erwartungen weitergeben
- wesentliche Risiken berücksichtigen
- bei berechtigten Rückfragen Informationen bereitstellen
- bei Bedarf Nachweise unterstützen
Nicht: Jeder Lieferant garantiert, dass jede vorgelagerte Lieferkettenstufe vollständig compliant ist.
6 · Kommunikation, Nachweise und Zusammenarbeit
Der Kodex kann beschreiben, wie Lieferanten Informationen bereitstellen, bei Rückfragen unterstützen und bei festgestellten Problemen in den Dialog gehen.
- Bereitstellung relevanter Informationen, sofern erforderlich
- Unterstützung bei berechtigten Rückfragen
- relevante Nachweise
- Mitteilung wesentlicher Änderungen
- Dialog bei festgestellten Problemen
- gegebenenfalls corrective actions / Maßnahmen
Keine uneingeschränkten Audit- oder Zugriffsrechte formulieren, wenn solche Rechte tatsächlich nicht vereinbart wurden.
7 · Freigabe, Version und Verantwortlichkeit
Der Supplier Code sollte klar zeigen, wer ihn herausgibt, welche Version gilt und welche interne Stelle für Inhalt und Pflege verantwortlich ist.
- herausgebende Gesellschaft
- Version
- tatsächliches Freigabedatum
- Geltungsbereich
- Document Owner
- freigebende Stelle
- Status
- gegebenenfalls Review-Information
Entwurf ≠ freigegebener Supplier Code
Grenzen
Was nicht in einen Supplier Code of Conduct gehört
Unrealistische Garantien
Lieferanten sollten nicht zu pauschalen Garantien verpflichtet werden, die weder sinnvoll abgegrenzt noch praktisch überprüfbar sind.
Rechte, die nicht bestehen
Keine Audit-, Zugriffs- oder Kündigungsrechte formulieren, wenn diese nicht tatsächlich vereinbart oder intern abgestimmt sind.
Copy-Paste-Verpflichtungen
Anforderungen aus fremden Vorlagen sollten nicht ungeprüft übernommen werden.
Unklarer Geltungsbereich
Es sollte erkennbar sein, für welche Lieferantenbeziehungen der Kodex gilt.
Nicht umsetzbare Anforderungen
Erwartungen sollten zur tatsächlichen Lieferantenstruktur und zum eigenen Beschaffungsprozess passen.
Vergangenheit erfinden
Ein neu eingeführter Supplier Code sollte nicht so dargestellt werden, als sei er bereits seit Jahren Bestandteil des Lieferantenmanagements.
Status
Ist ein Supplier Code automatisch Vertragsbestandteil?
Nicht automatisch.
Ob und wie ein Supplier Code vertraglich eingebunden wird, hängt vom konkreten Vertrags- und Beschaffungsprozess ab.
Ein separat veröffentlichter oder versendeter Kodex sollte daher nicht automatisch so dargestellt werden, als sei er in jeder bestehenden Lieferantenbeziehung rechtlich verbindlicher Vertragsbestandteil.
Veröffentlicht ist nicht gleich kommuniziert, bestätigt oder vertraglich vereinbart.
Veröffentlicht ≠ kommuniziert ≠ bestätigt ≠ vertraglich vereinbart
- 01
Veröffentlicht
- 02
kommuniziert
- 03
bestätigt
- 04
vertraglich vereinbart
Acknowledgment
Was bedeutet es, wenn ein Lieferant den Kodex bestätigt?
Eine Bestätigung kann dokumentieren, dass der Lieferant den Kodex erhalten oder bestimmte Erwartungen anerkannt hat.
Sie beweist jedoch nicht automatisch, dass sämtliche Inhalte geprüft, umgesetzt oder dauerhaft eingehalten werden.
Erhalten
zur Kenntnis genommen
bestätigt
vertraglich vereinbart
überprüft
Diese Zustände sind nicht gleichwertig. Eine Bestätigung oder Unterschrift ist kein Beweis für vollständige Lieferanten-Compliance.
Evidence
Welche Nachweise zeigen, dass der Supplier Code tatsächlich genutzt wird?
Der Supplier Code selbst ist nur ein Teil des Nachweises. Für die tatsächliche Anwendung sind ergänzende Prozess- und Umsetzungsunterlagen relevant.
- Lieferantenkommunikation
- Bestätigungs- / Acknowledgment-Nachweise
- Onboarding-Unterlagen
- Supplier Questionnaires
- Beschaffungsprozesse
- Lieferantenbewertungen
- Corrective-Action-Unterlagen
- Schulungsunterlagen für Procurement
- Risikoanalysen
- Vertragsverweise, sofern tatsächlich vorhanden
- Auditunterlagen, sofern tatsächlich durchgeführt
Statusmodell
Welchen Status hat Ihr Supplier Code?
Entwurf
Inhalt wird vorbereitet.
Zur Freigabe
Inhalt ist intern abgestimmt, aber noch nicht offiziell verabschiedet.
Freigegeben
Die zuständige Stelle hat den Kodex offiziell bestätigt.
In Einführung
Der Kodex wird in relevante Lieferantenprozesse integriert bzw. kommuniziert.
Zu überprüfen / ersetzt
Inhalt oder Version muss geprüft bzw. durch eine aktuelle Version ersetzt werden.
Version
Auch ein Lieferantenkodex braucht Versionskontrolle.
Keine rückwirkenden Freigabe- oder Einführungsdaten erfinden.
Beispiel
- Dokument
- Supplier Code of Conduct
- Version
- 1.0
- Herausgebende Gesellschaft
- Gesellschaft / Gruppe
- Geltungsbereich
- relevante Lieferanten
- Freigegeben am
- Datum der tatsächlichen Freigabe
- Freigegeben durch
- zuständige Funktion
- Document Owner
- Procurement / Compliance / Management
- Status
- Freigegeben
- Review
- gemäß internem Prozess bzw. bei wesentlichen Änderungen
Outline
Beispiel für den Aufbau eines Supplier Code of Conduct
Dies ist eine Strukturhilfe – kein universell gültiger Vertrags- oder Compliance-Text.
1. Zweck
Warum der Kodex existiert.
2. Geltungsbereich
Für welche Lieferantenbeziehungen er gedacht ist.
3. Menschenrechte & Arbeitsbedingungen
Relevante soziale Erwartungen.
4. Gesundheit & Sicherheit
Erwartungen an sichere Arbeitsbedingungen.
5. Umwelt
Relevante Umweltgrundsätze.
6. Geschäftsethik
Korruption, Interessenkonflikte und Integrität.
7. Erwartungen an Lieferantenmanagement
Informationsbereitstellung, Zusammenarbeit und relevante Nachweise.
8. Umgang mit Abweichungen
Dialog, Klärung und gegebenenfalls Maßnahmen.
9. Dokumentenstatus
Version, Freigabe und Document Owner.
Abweichungen
Was passiert, wenn ein Lieferant eine Anforderung nicht erfüllt?
Ein belastbarer Supplier Code sollte nicht automatisch jede Abweichung mit sofortiger Beendigung der Geschäftsbeziehung verknüpfen.
Je nach Schweregrad, Risiko, tatsächlichem Sachverhalt und bestehenden vertraglichen Regelungen kann zunächst Klärung, ein Maßnahmenplan oder eine andere angemessene Reaktion sinnvoll sein.
- 01
Hinweis / Abweichung
- 02
Sachverhalt klären
- 03
Risiko einordnen
- 04
Maßnahme vereinbaren
- 05
Fortschritt prüfen
- 06
weitere Entscheidung
Die konkrete rechtliche oder vertragliche Reaktion ist nicht Gegenstand dieses Leitfadens.
Risikobasiert
Muss jeder Lieferant gleich behandelt werden?
Nicht jede Lieferantenbeziehung hat dieselbe ESG-Relevanz.
Ein lokaler Bürobedarfslieferant, ein kritischer Produktionslieferant und ein Anbieter sensibler Rohstoffe können unterschiedliche Risikoprofile und Informationsbedarfe haben.
Deshalb kann es sinnvoll sein, Kommunikation, Nachweise oder weiterführende Prüfungen risikobasiert zu strukturieren.
Das ist hier ein praktisches Organisationsprinzip, keine pauschale rechtliche Anforderung.
Kundenanfrage
Was tun, wenn Ihr Kunde nach einem Supplier Code of Conduct fragt?
- 01
Frage genau lesen
Prüfen Sie, ob gefragt wird, ob ein Supplier Code existiert, kommuniziert wurde, bestätigt wird, vertraglich eingebunden ist oder tatsächlich im Lieferantenmanagement genutzt wird.
- 02
Bestehendes Dokument prüfen
Prüfen Sie, ob bereits ein aktueller Lieferantenkodex oder eine vergleichbare freigegebene Regelung vorhanden ist.
- 03
Geltungsbereich prüfen
Gilt das Dokument tatsächlich für die relevante Gesellschaft und die betreffenden Lieferantenbeziehungen?
- 04
Freigabestatus prüfen
Ist der Kodex Entwurf, freigegeben, in Einführung oder bereits ersetzt?
- 05
Tatsächliche Einführung prüfen
Wurde der Kodex tatsächlich an relevante Lieferanten kommuniziert oder in bestehende Prozesse integriert?
- 06
Nur den aktuellen Status beantworten
Unterscheiden Sie zwischen vorhanden, freigegeben, kommuniziert, bestätigt und tatsächlich angewendet.
Wenn er fehlt
Was, wenn Ihr Unternehmen noch keinen Supplier Code of Conduct hat?
Dann sollte nicht rückwirkend so geantwortet werden, als hätte bereits ein formeller Lieferantenkodex bestanden.
Prüfen Sie zunächst, welche Erwartungen bereits in Einkauf, Verträgen, Qualitätsanforderungen oder anderen internen Prozessen enthalten sind.
Darauf kann ein realistischer Supplier-Code-Entwurf aufgebaut und anschließend intern geprüft, freigegeben und in passende Lieferantenprozesse integriert werden.
Eine fehlende Policy kann aufgebaut werden. Eine nicht bestehende Vergangenheit sollte nicht erfunden werden.
Abgrenzung
Supplier Code und Supplier Questionnaire haben unterschiedliche Aufgaben.
Supplier Code
Welche Erwartungen stellen wir?
Supplier Questionnaire
Welche Informationen fragen wir beim Lieferanten konkret ab?
Supplier Evidence
Welche Unterlagen unterstützen die Antwort?
Supplier Assessment
Wie ordnen wir die Informationen intern ein?
Ein Supplier Code ersetzt daher nicht automatisch einen Supplier Questionnaire oder ein Assessment.
Copy-Paste vermeiden
Kundenanforderung und eigener Supplier Code sind nicht dasselbe.
Ein Kunde kann von Ihrem Unternehmen verlangen, bestimmte ESG-Grundsätze gegenüber Lieferanten zu adressieren.
Daraus sollte jedoch nicht automatisch ein fremder Supplier Code unverändert übernommen werden.
Prüfen Sie, welche Erwartungen für Ihre eigene Lieferantenstruktur tatsächlich relevant sind und welche davon intern getragen und umgesetzt werden können.
ESG Assessments
Supplier Code of Conduct in ESG Assessments
ESG Assessments können danach fragen, ob nachhaltige Beschaffungsgrundsätze, Lieferantenanforderungen oder entsprechende Nachweise vorhanden sind.
Die Existenz eines Supplier Code kann dabei ein relevanter Baustein sein. Sie sollte jedoch nicht mit vollständiger Umsetzung oder einer umfassenden Bewertung der gesamten Lieferkette gleichgesetzt werden.
EcoVadis
Kontext für Supplier Assessments. Keine Aussage über Partnerschaft, Score, automatische Akzeptanz oder Plattformfreigabe.
IntegrityNext
Kontext für Supplier Assessments. Keine Aussage über Partnerschaft, Score, automatische Akzeptanz oder Plattformfreigabe.
Reuse
Ein freigegebener Supplier Code sollte bei der nächsten ESG-Anfrage auffindbar sein.
Dokumentieren Sie Version, Geltungsbereich, Freigabestatus, Document Owner und den aktuellen Speicherort.
Zusätzlich sollte nachvollziehbar sein, ob und wie der Kodex bereits an relevante Lieferanten kommuniziert wurde.
Lifecycle
Von den tatsächlichen Erwartungen zum angewendeten Supplier Code
- 01
Lieferantenstruktur verstehen
- 02
relevante Erwartungen bestimmen
- 03
Scope definieren
- 04
Code formulieren
- 05
intern prüfen
- 06
freigeben
- 07
kommunizieren
- 08
Anwendung dokumentieren
Fehler vermeiden
Acht typische Fehler bei Supplier Codes of Conduct
01
Fremde Vorlage unverändert übernehmen
Der Kodex passt nicht zur tatsächlichen Lieferantenstruktur.
02
Unklarer Geltungsbereich
Es ist nicht erkennbar, welche Lieferanten betroffen sind.
03
Nicht bestehende Rechte formulieren
Audit-, Informations- oder Kündigungsrechte werden behauptet, obwohl sie nicht entsprechend geregelt wurden.
04
Unrealistische Garantien verlangen
Lieferanten sollen pauschal Sachverhalte garantieren, die sie selbst nicht vollständig kontrollieren können.
05
Kodex mit Lieferanten-Compliance gleichsetzen
Ein bestätigtes Dokument beweist nicht automatisch tatsächliche Erfüllung.
06
Keine interne Verantwortlichkeit
Niemand ist zuständig für Aktualisierung, Kommunikation oder Anwendung.
07
Einführung rückdatieren
Ein neu eingeführter Kodex wird als langjährig bestehender Prozess dargestellt.
08
Versionen nicht kontrollieren
Unterschiedliche oder veraltete Fassungen werden parallel verwendet.
Pre-Approval
Vor der internen Freigabe prüfen
- Ist die herausgebende Gesellschaft klar?
- Ist der Lieferanten-Scope definiert?
- Passen die Anforderungen zur tatsächlichen Beschaffung?
- Sind Menschenrechts- und Arbeitsbedingungen realistisch formuliert?
- Sind Umweltanforderungen relevant und angemessen?
- Sind Ethik- und Compliance-Erwartungen klar?
- Werden keine Rechte behauptet, die nicht bestehen?
- Werden keine unrealistischen Garantien verlangt?
- Ist der Umgang mit Abweichungen nachvollziehbar?
- Ist die interne Verantwortung geklärt?
- Sind Version und Freigabestatus dokumentiert?
- Gibt es einen realistischen Plan für Kommunikation und Anwendung?
Resource Bridge
Supplier Code of Conduct im ESG-System einordnen
Welche ESG-Daten fragt der Kunde?
Wer ist intern verantwortlich?
Wie Nachweise prüfen?
Dokument später wiederverwenden
Environmental Policy erstellen
Umsetzung
Ihr Kunde verlangt einen Supplier Code – aber Ihr aktueller Prozess ist noch nicht sauber dokumentiert?
Wir prüfen mit Ihnen, welche Erwartungen und Beschaffungsprozesse tatsächlich bestehen, strukturieren relevante ESG- und Compliance-Themen und bereiten daraus einen Supplier-Code-Entwurf für Ihre interne Prüfung und Freigabe vor.
Wenn der Kodex Teil eines konkreten Fragebogens ist, hilft auch der Überblick ESG-Fragebogen für Lieferanten.
Der Entwurf wird erst durch Ihre interne Prüfung, Anpassung und autorisierte Freigabe zu einem offiziellen Unternehmensdokument.
Methodik
Methodische Einordnung
Dieser Leitfaden beschreibt eine praktische Vorgehensweise zur Vorbereitung eines Supplier Code of Conduct im Kontext von ESG-Kundenanfragen und Lieferantenmanagement.
Er stellt keine Rechts-, Vertrags-, Audit- oder Zertifizierungsberatung dar und definiert keine universell verpflichtenden Inhalte.
Welche Anforderungen, Rechte und Prozesse für ein konkretes Unternehmen sinnvoll oder erforderlich sind, hängt unter anderem von Lieferantenstruktur, Produkten, Regionen, bestehenden Verträgen, Kundenanforderungen und tatsächlich anwendbaren Anforderungen ab.
Ein guter Supplier Code beginnt nicht mit einer Vorlage. Er beginnt mit Ihrer tatsächlichen Lieferkette.
Wenn Lieferantenstruktur, Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Prozesse klar sind, lässt sich daraus ein Kodex formulieren, der nachvollziehbar, realistisch und intern anwendbar ist.